Absensi karyawan sangat berguna untuk berbagai pengelolaan karyawan seperti penggajian, penilaian kinerja, dan lainnya. Untuk itulah HRD selalu memaksimalkan pengelolaan absensi karyawan. Akan tetapi, tidak selalu proses pengelolaan absensi ini berjalan lancar. Jumlah karyawan yang cukup banyak biasanya menjadi kendala tersendiri bagi HRD.
Sementara itu, tugas HRD sendiri cukup rumit dan banyak. Kualitas karyawan akan dipengaruhi dengan kualitas kinerja HRD. Maka, adalah hal yang tidak mungkin jika HRD harus bertahan dengan pengelolaan absensi karyawan tanpa menemukan cara paling mudah untuk mengatasinya.
Berhubungan dengan hal ini, tentu saja Anda akan mencari tahu bagaimana cara mengelola absensi dengan baik dan benar. Bagaimana caranya? Simak ulasan di bawah ini!
Tetapkan Aturan dan Regulasi yang Jelas
Untuk memaksimalkan pengelolaan absensi karyawan, yang pertama HRD harus lakukan adalah menetapkan aturan dan regulasi yang jelas. Contohnya, jam maksimal atau batas toleransi telat, jam pulang kerja, serta jam berapa karyawan harus hadir di kantor. Aturan yang jelas akan meminimalisir persentase ketidakdisiplinan karyawan. Tentu saja hal ini akan membantu HRD untuk mengelola absensi jauh lebih mudah.
Buka Komunikasi dengan Karyawan Mengenai Jam Kerja
Selain menetapkan aturan dan regulasi yang jelas, perusahaan juga harus membuka komunikasi dengan karyawan dalam aspek jam kerja. Jika memungkinkan, perusahaan dapat mengatur sistem kerja fleksibel atau work from home, tergantung bagaimana kondisi perusahaan. Sebab tidak semua perusahaan mampu menerapkan sistem kerja fleksibel.
Gunakan Aplikasi Absensi Online
Jumlah karyawan yang begitu banyak dan sistem yang tidak mumpuni adalah kendala utama yang sering terdengar dalam pengelolaan karyawan. Biasanya HRD akan kewalahan untuk mengumpulkan berbagai data kehadiran karyawan. Cara yang paling mudah bagi perusahaan adalah menggunakan aplikasi absensi online yang dapat mengotomatisasi pengelolaan absensi.
Tidak hanya itu, aplikasi absensi online juga dapat memproses laporan absensi otomatis dan tentunya hal ini akan mengurangi beban kerja HRD. Jadi HRD tidak perlu lagi berkutat pada tugas administrasi. Contoh aplikasi yang digunakan banyak perusahaan adalah aplikasi absensi online dari LinovHR.
Pastikan Karyawan Paham dengan Regulasi
Dan yang terakhir, HRD harus memastikan bahwa karyawan paham dengan regulasi yang diberlakukan. Misalkan, batas toleransi keterlambatan, sanksi yang berlaku jika karyawan terlambat dan sebagainya. Sehingga tidak ada kesalahpahaman antara karyawan dan perusahaan soal jam kerja. Hal ini juga meminimalisir kemungkinan adanya konflik internal yang berpotensi menghambat kinerja.
Mengelola kedisiplinan karyawan dalam hal kehadiran memang tidak mudah. Itulah sebabnya HRD selaku divisi yang bertanggung jawab untuk mengelola SDM harus memaksimalkan pengelolaan absensi untuk karyawan. Pengelolaan absensi karyawan yang baik dapat meningkatkan efektivitas kerja karyawan. Pada akhirnya, hal ini akan berpengaruh kepada perkembangan kinerja ke arah yang lebih baik.
